Внедрение СЭД ТЕЗИС для Администрации муниципального образования

Администрация муниципального образования:

• 40 + подведомственных организациях, комитетах и управлениях;
• 800+ пользователей системы

Острая необходимость в замене системы электронного документооборота. Имеющееся решение не подлежало масштабированию и дальнейшей доработке, техническое сопровождение программного продукта более не осуществлялось вендором.

Знакомство с заказчиком состоялось в 2022 году. На тот момент в Администрации была внедрена СЭД, дальнейшее развитие которой вендор не поддерживал. Разработчиков, ввиду неактуальности продукта на рынке, найти не представлялось возможным. Закрытость прежнего решения не позволяла ни масштабировать систему под растущие нужды, ни адаптировать её под новые задачи. Зависания и длительный отклик на действия пользователей делали работу в СЭД медленной, что сказывалось на общей производительности работы с документами.

Многие задачи, связанные с подготовкой ответов и отправкой запросов в смежные ведомства, осуществлялись либо классическим способом передачи документов на бумажном носителе, либо посредством имеющейся СЭД с единственного рабочего места, на котором были установлены необходимые разрешения и ПО.

В ходе проработки проекта были сформированы следующие основные требования к системе электронного документооборота, необходимые для качественной и оперативной работы Администрации с документами:

• обеспечение выполнение требований по импортозамещению;
• у программного продукта должен быть открытый программный код;
• создание централизованной СЭД с автоматизированной обработкой документов для всей структуры Администрации;
• гибкость в настройке и функциональные возможности к масштабированию;
• быстродействие;
• возможность самостоятельно задавать параметры для разноплановых отчетов;
• организация нескольких рабочих мест для работы с системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ);
• интеграция с сайтом для обработки обращения граждан;
• автозаполнение полей карточек (сроки, исполнители);
• готовые шаблоны документов и задач;
• возможность работать с мобильных устройств;
• интеграция со сторонними СЭД;
• возможность использования одного аккаунта на нескольких устройствах.

В результате анализа требований заказчика оптимальным вариантом стала СЭД «Тезис», отвечающая всем основным критериям.

С целью повышения надежности и производительности ISIB организовал поставку серверов Utinet, на которых впоследствии развернули и настроили программный продукт.

Была сформирована тестовая группа из 30 сотрудников Администрации по решению заказчика. С ними команда ISIB плотно взаимодействовала на протяжении всего процесса реализации проекта, который происходил поэтапно.

Проведена серия интервью с пользователями. Специалисты ISIB собрали требования заказчика, проанализировали специфику документооборота и составили схемы бизнес-процессов. Итогом работы стало частное техническое задание (ЧТЗ), которое легло в основу внедрения СЭД «Тезис» в Администрации.

Были установлены и подготовлены к работе серверы Utinet, заранее приобретённые с учетом требований сайзинга специально для системы электронного документооборота. На оборудовании выполнена установка необходимого программного обеспечения, настроены политики авторизации в соответствии с корпоративной службой каталогов (Active Directory), а также реализованы уведомления и интеграция с почтовым сервером.

На данном этапе система дорабатывалась согласно требованиям ЧТЗ. Основные работы включали создание справочников, новых карточек документов, добавление и настройку дополнительных полей и атрибутов, формирование процессов документооборота и настройку шаблонов.

Выполнив необходимые доработки, специалисты ISIB приступили к обучению тестовой группы. Основное внимание уделялось базовым навыкам работы с новой системой и сбору пользовательских отзывов. Всё обучение проходило дистанционно.

По результатам опытной эксплуатации был выявлен ряд процессов, для которых потребовалась дополнительная настройка, а также расставлены приоритеты доработок.

ISIB приступила к модификации системы и внедрению требований, выявленных на предыдущем этапе проекта. Все работы проходили итерационно: с участием выделенной группы несколько раз проводилась проверка соответствия, в ходе которых требования уточнялись, дорабатывались и снова проходили тестирование со стороны заказчика. В результате реализованные в системе процессы были одобрены заказчиком как полностью соответствующие его ожиданиям.

На завершающем этапе команда ISIB разработала инструкции, организовала серию обучающих мероприятий как в очном, так и дистанционном формате, после чего передала настроенную в соответствии с требованиями СЭД «Тезис» в промышленную эксплуатацию.

Завершив проект, ISIB осуществляет гарантийное сопровождение установленной системы, вносит необходимые изменения по требованиям, выявленным в процессе эксплуатации, и предоставляет консультационную помощь пользователям.

Проект продемонстрировал успешную цифровизацию документооборота для большой муниципальной структуры. В результате автоматизации удалось повысить эффективность работы Администрации, снизить затраты времени на обработку документов, обеспечить задачи импортозамещения и гибкое развитие системы в будущем.

Достижения и преимущества перехода на новую СЭД:

• внедрена современная система СЭД, отвечающая требованиям импортозамещения и защищённости данных, адаптивная к масштабированию и доработкам;
• все ключевые процессы документооборота автоматизированы, сокращено время выполнения задач;
• существенно снижено количество ошибок, связанных с ручной обработкой документов;
• повысилась прозрачность исполнения и контроля задач;
• отчетная и аналитическая работа стала более гибкой и масштабируемой;
• обеспечена возможность оперативной работы с документами с любых устройств — стационарных и мобильных;
• ускорен обмен документами со сторонними государственными учреждениями.