Заказчик
Администрация города Улан-Удэ — исполнительно-распорядительный орган местного самоуправления столицы Республики Бурятия. Проект по внедрению СЭД охватывал всю администрацию:
Суммарно 36 подразделений, свыше 1000 пользователей.
Ситуация
Администрация города Улан-Удэ обратилась в ISIB в 2019 году. На тот момент у Заказчика не было централизованного решения для автоматизации документооборота. В каждом подразделении делопроизводитель регистрировал входящие документы в локальном приложении. Для выдачи поручений, их исполнения и подготовки ответа применялся бумажный документооборот. Исходящий документ также регистрировался в локальном приложении, делопроизводитель вручную прикреплял его к соответствующему входящему. В управлении информатизации и информационных ресурсов использовалась СЭД Directum, однако в ней работали всего 5-7 пользователей.
Таким образом, были сформулированы основные проблемы администрации:
В итоге была обозначена цель проекта - автоматизировать процессы работы с документами во всех структурах администрации города в единой системе.
Главными требованиями Заказчика к системе были: открытый код системы, а также возможность импортозамещения.
Решение
В качестве решения был предложен СЭД Тезис.
Проект стартовал летом 2019 года и включал в себя 2 основных этапа:
1) Первый этап, июль-декабрь 2019 года.
На данном этапе был проведён аудит, в рамках которого мы обследовали процессы документооборота и собрали пожелания Заказчика. Аудит продлился один месяц.
Общий процесс внедрения СЭД представлен на схеме:
Администрация города Улан-Удэ — исполнительно-распорядительный орган местного самоуправления столицы Республики Бурятия. Проект по внедрению СЭД охватывал всю администрацию:
- аппарат;
- комитеты;
- управления, администрации городских районов.
Суммарно 36 подразделений, свыше 1000 пользователей.
Ситуация
Администрация города Улан-Удэ обратилась в ISIB в 2019 году. На тот момент у Заказчика не было централизованного решения для автоматизации документооборота. В каждом подразделении делопроизводитель регистрировал входящие документы в локальном приложении. Для выдачи поручений, их исполнения и подготовки ответа применялся бумажный документооборот. Исходящий документ также регистрировался в локальном приложении, делопроизводитель вручную прикреплял его к соответствующему входящему. В управлении информатизации и информационных ресурсов использовалась СЭД Directum, однако в ней работали всего 5-7 пользователей.
Таким образом, были сформулированы основные проблемы администрации:
- Отсутствие централизованной автоматизированной системы документооборота.
- Использовался бумажный документооборот.
- Делопроизводители использовали неудобное локальное приложение (документы прикреплялись и связывались вручную).
В итоге была обозначена цель проекта - автоматизировать процессы работы с документами во всех структурах администрации города в единой системе.
Главными требованиями Заказчика к системе были: открытый код системы, а также возможность импортозамещения.
Решение
В качестве решения был предложен СЭД Тезис.
Проект стартовал летом 2019 года и включал в себя 2 основных этапа:
1) Первый этап, июль-декабрь 2019 года.
На данном этапе был проведён аудит, в рамках которого мы обследовали процессы документооборота и собрали пожелания Заказчика. Аудит продлился один месяц.
Общий процесс внедрения СЭД представлен на схеме:
Далее было поставлено оборудование (серверы, система хранения данных), проведены пуско-наладочные работы, настройка.
На данном этапе мы также сформировали тестовую группу из сотрудников администрации (в неё вошло 30 человек), провели для неё обучение и запустили тестовую эксплуатацию СЭД.
Кроме того, в рамках первого этапа были выделены 3 основные доработки системы:
На данном этапе мы также сформировали тестовую группу из сотрудников администрации (в неё вошло 30 человек), провели для неё обучение и запустили тестовую эксплуатацию СЭД.
Кроме того, в рамках первого этапа были выделены 3 основные доработки системы:
- Механизм работы с ответственным исполнителем;
- Бронирование помещений для совещаний;
- Интеграция с СЭД Правительства Республики Бурятия.
По результатам опытной эксплуатации был составлен список требований, определён их приоритет и начато выполнение.
2) Второй этап, январь – июль 2020 года.
Второй этап начался с доработки системы по итогам опытной эксплуатации. Затем наступил форс-мажор – пандемия и карантин в марте 2020 года. Все сотрудники администрации были переведены на удалённую работу. СЭД в промышленную эксплуатацию пришлось разворачивать в сложных условиях: сроки были сжатыми, необходимо было срочно запускать систему в промышленную эксплуатацию. При этом сотрудники ISIB не могли выехать в Улан-Удэ, а сотрудники администрации работали из дома.
В итоге систему пришлось запустить раньше на 3 месяца, чтобы обеспечить работу администрации в условиях карантина. По всем сложным пунктам, связанным с запуском СЭД, удалось найти альтернативные решения. Обучение было организовано дистанционно. Поддержку и авторский надзор мы также организовали в удалённом режиме. Проект был реализован, несмотря на сложившиеся обстоятельства.
2) Второй этап, январь – июль 2020 года.
Второй этап начался с доработки системы по итогам опытной эксплуатации. Затем наступил форс-мажор – пандемия и карантин в марте 2020 года. Все сотрудники администрации были переведены на удалённую работу. СЭД в промышленную эксплуатацию пришлось разворачивать в сложных условиях: сроки были сжатыми, необходимо было срочно запускать систему в промышленную эксплуатацию. При этом сотрудники ISIB не могли выехать в Улан-Удэ, а сотрудники администрации работали из дома.
В итоге систему пришлось запустить раньше на 3 месяца, чтобы обеспечить работу администрации в условиях карантина. По всем сложным пунктам, связанным с запуском СЭД, удалось найти альтернативные решения. Обучение было организовано дистанционно. Поддержку и авторский надзор мы также организовали в удалённом режиме. Проект был реализован, несмотря на сложившиеся обстоятельства.
На данный момент, 2021 год, аналитики компании ИСИБ оказывают гарантийную поддержку внедренной системы, производят доработки, в соответствии с требованиями, которые были сформированы после запуска в промышленную эксплуатацию.
Результаты
С внедрением системы электронного документооборота работа делопроизводителей стала удобнее - в любой момент можно получить информацию по всем документам и поручениям, увидеть, у кого и на каком этапе они находятся.
Были автоматизированы действующие у заказчика механизмы контроля.
Процесс обмена документами со сторонним гос. учреждением стал требовать меньше действий.
Появился удобный сервис бронирования мест для совещаний.
У руководителей подразделений появилась возможность работать в СЭД через планшеты — это упростило и сократило время обработки документов.
Были проведены работы по обеспечению информационной безопасности и защите персональных данных. Для решения задачи были применены современные программно-технические средства, отвечающие требованиям к надёжности, безопасности и импортозамещению.
Таким образом, к основным результатам относится:
Проект в цифрах
Результаты
С внедрением системы электронного документооборота работа делопроизводителей стала удобнее - в любой момент можно получить информацию по всем документам и поручениям, увидеть, у кого и на каком этапе они находятся.
Были автоматизированы действующие у заказчика механизмы контроля.
Процесс обмена документами со сторонним гос. учреждением стал требовать меньше действий.
Появился удобный сервис бронирования мест для совещаний.
У руководителей подразделений появилась возможность работать в СЭД через планшеты — это упростило и сократило время обработки документов.
Были проведены работы по обеспечению информационной безопасности и защите персональных данных. Для решения задачи были применены современные программно-технические средства, отвечающие требованиям к надёжности, безопасности и импортозамещению.
Таким образом, к основным результатам относится:
- Возможность удаленной работы;
- Лёгкость и оперативность поиска любого документа;
- Возможность отследить этап исполнения документа и у кого он в работе;
- Сокращение срока исполнения поручений;
- Сокращение времени обмена документами с Правительством Республики Бурятия;
- Удобный сервис для бронирования залов совещаний;
- Сокращение расхода бумаги.
Проект в цифрах
Используемые решения и технологии:
- СЭД «Тезис»;
- Lenovo Think System;
- Astra Linux;
- Secret Net Studio 8.
