Заказчик
Заказчиком проекта выступала региональная авиакомпания — ведущий авиаперевозчик на местных авиалиниях в Восточной Сибири.
Авиакомпания создана в 2000 году, является частью холдинга «Истлэнд». Базируется в международном аэропорту «Иркутск».
Авиакомпания обеспечивает пассажирское сообщение со всеми действующими аэропортами Иркутской области. Доля регионального рынка авиаперевозок составляет около 70%.
Выполняет около 200 рейсов в месяц. Занимает первое место в аэропорту Иркутска по количеству самолетовылетов.
Ситуация
Авиакомпания обратилась в ISIB с целью оптимизировать процесс согласования договоров. В компании для каждого вида договоров действовало около 40 шаблонов. Для каждого шаблона был определён свой список согласующих. В итоге согласование проходило непрозрачно, сотрудники не владели информацией, где находится договор, кому он направлен.
Кроме того, у Заказчика существовали такие проблемы:
Решение
Этап первый. Аудит.
Изначально мы провели аудит с целью определить варианты системы, подходящей под нужды Заказчика. По результатам аудита описали бизнес-процессы, разработали техническое задание. В рамках технического задания было описано 12 процессов. Были сформулированы задачи внедрения СЭД и предложены варианты решения.
Задачи проекта:
Авиакомпании было предложено 4 варианта решения:
Заказчик выбрал систему Тезис по ряду преимуществ:
Этап второй. Внедрение.
После завершения аудита началось внедрение. Заказчик первоначально приобрёл версию на 10 одновременных подключений. Этап продлился 108 рабочих дней.
В рамках проекта мы последовательно провели следующие работы:
Этап третий. Сопровождение и доработки.
На протяжении последующих двух лет происходили последовательные доработки внедрённой системы:
Улучшались некоторые функции, например, была добавлена функция отправки документа по электронной почте с переносом вложения и полного описания документа в тело письма.
Также вносились изменения, в соответствии с меняющимися процедурами авиакомпании. Дорабатывались бизнес-процессы и процедуры согласования.
Результаты
Используемые решения и технологии: Cuba.platform, СЭД Тезис
Заказчиком проекта выступала региональная авиакомпания — ведущий авиаперевозчик на местных авиалиниях в Восточной Сибири.
Авиакомпания создана в 2000 году, является частью холдинга «Истлэнд». Базируется в международном аэропорту «Иркутск».
Авиакомпания обеспечивает пассажирское сообщение со всеми действующими аэропортами Иркутской области. Доля регионального рынка авиаперевозок составляет около 70%.
Выполняет около 200 рейсов в месяц. Занимает первое место в аэропорту Иркутска по количеству самолетовылетов.
Ситуация
Авиакомпания обратилась в ISIB с целью оптимизировать процесс согласования договоров. В компании для каждого вида договоров действовало около 40 шаблонов. Для каждого шаблона был определён свой список согласующих. В итоге согласование проходило непрозрачно, сотрудники не владели информацией, где находится договор, кому он направлен.
Кроме того, у Заказчика существовали такие проблемы:
- Документы часто терялись;
- Согласование проходило долго;
- Исполнители уклонялись от работы;
- Существовало несколько точек входа документов, несколько реестров и номенклатур;
- Был загружен секретарь (необходимость выдавать всем номера документов).
Решение
Этап первый. Аудит.
Изначально мы провели аудит с целью определить варианты системы, подходящей под нужды Заказчика. По результатам аудита описали бизнес-процессы, разработали техническое задание. В рамках технического задания было описано 12 процессов. Были сформулированы задачи внедрения СЭД и предложены варианты решения.
Задачи проекта:
- Обеспечение прозрачности бизнес-процессов по согласованию договоров и исходящих документов.
- Повышение исполнительской дисциплины сотрудников.
- Сокращение трудозатрат руководителей и сотрудников предприятия.
- Сокращение времени на согласование и подписание документов.
- Предотвращение потерь бумажных документов.
- Введение единой номенклатуры документов.
- Снижение рисков утечек информации.
Авиакомпании было предложено 4 варианта решения:
- Тезис;
- Elma;
- DocsVision;
- WSS.
Заказчик выбрал систему Тезис по ряду преимуществ:
- Дружественный интерфейс;
- Открытый код;
- Оптимальная цена;
- Подходит под импортозамещение.
Этап второй. Внедрение.
После завершения аудита началось внедрение. Заказчик первоначально приобрёл версию на 10 одновременных подключений. Этап продлился 108 рабочих дней.
В рамках проекта мы последовательно провели следующие работы:
- установили и развернули систему на мощностях Заказчика;
- настроили отображение карточек документов согласно ТЗ;
- настроили процессы согласования, утверждения, резолюции;
- настроили отчёты согласно ТЗ;
- произвели прочие настройки системы (разработали справочники, зарегистрировали пользователей и пр.);
- написали инструкции пользователя, провели обучение.
Этап третий. Сопровождение и доработки.
На протяжении последующих двух лет происходили последовательные доработки внедрённой системы:
- значительно расширено количество лицензий для одновременных подключений;
- проведено обучение пользователей работе с системой;
- обновление версии системы.
Улучшались некоторые функции, например, была добавлена функция отправки документа по электронной почте с переносом вложения и полного описания документа в тело письма.
Также вносились изменения, в соответствии с меняющимися процедурами авиакомпании. Дорабатывались бизнес-процессы и процедуры согласования.
Результаты
- в 4 раза сократился срок подписания договора (7 дней вместо 30);
- время поиска документа сократилось до 1-2 секунд;
- перестали пропадать документы;
- прозрачность процессов согласования (возможность определить «слабое звено», которое задерживает исполнение документов);
- контроль исполнительской дисциплины.
Используемые решения и технологии: Cuba.platform, СЭД Тезис
